ارتباط با کارکنان

مقدمه

روابط عمومی در هر سازمانی به عنوان بخشی که بیش­ترین ارتباط را با مردم و سایر نهادها و سازمان­ها دارد، طبعاً لازم است از نیروی انسانی برگزیده و مجربی تشکیل شده باشد تا ضمن رعایت شأن آن سازمان، بهترین تأثیر را بر روی مخاطبان خود نیز بگذارد.

از این رو کارکنان این بخش علاوه بر برخورداری از تخصص و تجربه کافی، باید از توانایی­های شخصیتی برتری نیز، بهره­مند باشند و آن­ها را مستمراً در خود تقویت کنند.

یکی از شکاف‌های مهم در قلب سازمانها، غفلت از ارتباطات داخلی در قبال گرایش بیش از حد به سمت ارتباطات بیرونی است؛ حال آنکه در خط عملیات هر سازمانی، نیروهای داخلی قرار دارند و بینش و کنش آنان است که نخستین داوریها را درباره آن سازمان شکل می دهد.

در ارتباطات کارمندی، اصل طلایی، «مطلع نگهداشتن درخصوص فعالیتهای داخلی و بیرونی سازمان» است؛ چرا که کارکنان همواره تمایل دارند و می توانند به اندازه ای که آگاهی دارند درباره سازمان خود اندیشه کنند و همواره احساس بهتری نسبت به آنچه که انجام می دهند یا نمی دهند، داشته باشند.

بنابراین، با پذیرش اصل اول باید دید که چگونه می توان بستر لازم را برای اطلاع رسانی موثر به همکاران ایجاد کرد.

در این خصوص، چهار روش پیشنهاد می شود:

1- روش نخست: ارتباط رو در رو

یکی از تعارضات عصر دیجیتالی ، این است که تمامی حالت های ارتباطی ، ضرورتا تقویت نشده اند . « ارتباط رودرو » ، اغلب به نفع « نامه الکترونیکی » ، «اینترنت» و « پیام های متنی » و «تلفن همراه » کنار گذاشته شده اند و افراد به واسطه یک ابزار و کانال ارتباطی با هم مرتبط می شوند ، در حالی که هیچ چیزی نمی تواند بر تاثیرات یک ارتباط متقابل و چهره به چهره غالب شود ؛ چرا که در یک ارتباط شخصی ، اعتماد ، درک عمیق تر ، سهولت یادگیری قدرت شکل گیری رفتار و فرآیندهای موثر و ایجاد روابط وجود دارد .

2- روش دوم: ارتباط الکترونیکی

در کنار توجه به ارتباطات حضوری و ایجاد فضای مثبت برای انجام گفت و گوهای شیرین ، استفاده از اینترنت و وسایل ارتباطات الکترونیکی توصیه می شود .

همچنین این بخش به نام «فقط بپرسید» در وب سایت یک سازمان ، فرصتی تا کارکنان آن، هر پرسشی را که دارند، مطرح کننند. با این روش، همه همکاران می توانند به پرسش های خود پیرامون موضوعات مختلف سازمان دست یابند.

در این زمینه، تولید خبرنامه الکترونیکی، نظر بر الکترونیکی و انجام گفت و گوها و اجرای مسابقات الکترونیکی قابل توجه است.

3- روش سوم: ارتباطات مکتوب

روش مکتوب حد ارتباطات کارمندی، حائز اهمیت بوده و در کنار روشهای قبلی، در ایجاد ارتباط کامل غیر قابل اغماض است.

کارتهای تبریک و تسلیت، نشریه کارمندی، بروشورهای اطلاع رسانی ویژه کارکنان و... تعدادی از تکنیک های ارتباط با همکاران است.

 

چالش های ارتباط کارمند

اما باید دید چه چالش های ارتباطات کارمندی را تهدید می کند:

* مناسبت گرایی: باید توجه کرد توجه به کارکنان و ایجاد ارتباط با آنان، نباید تابعی از مناسبت ها باشد و در غیر مناسبت، آنان مورد غفلت و فراموشی قرار گیرند .

* ارتباط عمودی: همیشه این گونه نیست که فقط کارکنان «دریافت کننده» باشند، و مدیران «ارائه کننده» باید زمینه هایی را مهیا کرد که کارکنان نیز بتوانند ارائه کننده افکار، ایده ها، نظرات و دیدگاههای خود باشند و مسائل خود را نیز طرح کنند .

«نظام پیشنهادهای همکاران» و ایجاد «خانه کارکنان» در هر یک از سازمانها می توانند در خلق چنین فرصت های خدایی موثر باشند.

مدیریت ارتباطات کارمندی: گرایش جدید در این خصوص، واگذاری مدیریت ارتباطات کارمندی به خود کارکنان است .

روش «تریبون آزاد»، متکی بر این گرایش است که طی آن اداره جلسات گفت و شنود به فرد منتخب همکاران سپرده می شود.

4- روش چهارم: ارتباطات بصری

استفاده از ارتباطات بصری، به لحاظ اهمیت مشاهده و شهود در اثربخشی حائز اهمیت است. تولید خبر نامه ویدئویی، ارائه گزارش هایی در قالب فیلم، از جمله این روشها هستند.

 

فرآیند ارتباطات

معنی و اهمیت واژه ارتباطات، در مدیریت چیست؟ ارتباط کارکنان، روندی مداوم بوده و مستلزم وجود مهارت در ارسال و دریافت پیام است. واژه ارتباطات به مفهوم انتقال اطلاعات از یک فرد به فردی دیگر و درک آن، توصیف شده است. این فرآیند به عنوان مسئولیت یک مدیر، گاهی اوقات ((ارتباطات کارکنان)) نامیده

می شود. هر چند که فرایند ارتباطات بین مدیران با یکدیگر و نیز بین مدیران میانی و مدیر ارشد نیز از اهمیت مشابهی برخوردار است.

واژه ارتباطات به ندرت برای توصیف ابزارهای الکترونیکی و مکانیکی انتقال و در یافت اطلاعات مثل: روزنامه، نشریه خبری، چاپگرهای رایانه ای، رادیو، تلفن و فیلم های ویدئویی به کار می رود. ارتباطات کارکنان، دارای خصوصیات و محدودیتهای فراوان اما ظریف و پیچیده ای است و به همین علت باید با دقت هدایت شود.برای اینکه افراد منظور شما را دریابند، چه کمکی می توانید به آنها بکنید؟برای شروع، نگران مطالبی که گاه و بی گاه گفته اید نباشید. حتی میتوانید از یک کارمند بخواهید که حرفهای شما را تکرار کند. تمرین دیگر این است که کارکنان را به سئوال کردن وا دارید. این کار، نقاط ضعف و درک افراد را برای شما روشن خواهد کرد، اما بهترین توصیه این است که دقیق باشید و از بیان عبارت نارسا و به کار بردن مفاهیمی که باعث ابهام میشوند، خودداری ورزید.

به جای اینکه بگویید :

((شتاب دستگاه را کمی اضافه کن.))

بگویید :

((من میخواهم دور این دستگاه در هر دقیقه بین 1900 تا 2100 باشد.))

به جای اینکه فرمان بدهید :

((این مطلب را هر چه زودتر تایپ کن.))

بگویید :

((من تایپ شده این نامه را تا ساعت 2 بعد از ظهر امروز احتیاج دارم )).

به این ترتیب انتظارات شما از لحاظ کمیت، کیفیت و استانداردهای زمانی دقیقاً مشخص می شوند.

 

ارتباطات چگونه سازمان را فعال می کنند؟

سازمان با تامین ارتباط بین طرح ها و عملیات، فعال می شود. شما ممکن است نقشه هایی بزرگ و کارکنان خوبی داشته باشید، اما تا هنگامی که کاری انجام نشود، در حقیقت چیزی ندارید. بدون ارتباط مؤثر، نه انگیزش و نه رهبری کاری از پیش نمی برند. این همان چیزی است که آغاز کننده اصلی است و نقشه ها را به تعاماًَ به اجرا در می آورد. مدیران شایسته، ارتباط کارکنان را به خوبی می شناسند. آنها می دانند که تصورات کارکنان از رهبرانشان به چگونگی رد و بدل کردن اطلاعات در فرآیند ارتباطات بستگی دارد. چنانچه کارکنان از احساسات و خواسته های شما اطلاع نداشته باشند، بهترین ایده های مدیریتی در دنیا بی فایده است. ارتباطات خوب، به خصوص وقتی یک مدیر در حال پروش روحیه جمعی است یا وقتی که کارکنان به واسطه تغییرات سازمانی پی در پی، یا تنگناهای اقتصادی، احساس ناامنی و تهدید می کنند، از اهمیت زیادی برخوردار است.

 

ارتباطات و مدیریت

برخی مردم از ((ارتباطات سه بعدی)) صحبت می کنند، منظور آنها از این عبارت چیست؟

ارتباط نباید همچون خیابانی یک طرفه باشد. برای سهولت عملیات در یک سازمان پیچیده

امروزی، ارتباطات باید به سه شیوه برقرار شود :

1- نه تنها باید اطلاعات را از بالا به پایین (به سمت کارکنان) و از پایین به بالا (برای مدیر) فراهم کنید بلکه کارکنان نیز باید افکار و احساساتشان را از پایین به بالا به شما انتقال دهند.

2- از آنجا که همکاری میان گروهی در میان مدیران میانی بسیار مهم است بنابراین باید یک جریان افقی اطلاعات هم بین مدیران میانی وجود داشته باشد.

3- تبادل اطلاعات با منابع خارجی نظیر : گروههای کارکنان، فروشندگان خارجی، مشتریان وادارات دولتی نیز می باید وجود داشته باشد.

 

 

 

روش های ارتباطات

یک مدیر اثربخش چگونه روش ارتباطی مورد استفاده خود را انتخاب می کند؟

مدیران اثر بخش، روش های ارتباطی خود را براساس تحلیل دقیق بر روی عوامل محیطی بر می گزینند. این امر به وظیفه خاص و اهداف شما بستگی دارد. اگر وظیفه شما ارائه پیامی طولانی است و یا پیام باید به صورت دائمی ثبت شود، می توانید از نوشته استفاده کنید. از سوی دیگر اگر سرعت، عدم رعایت تشریفات و یا نفوذ شخصی اهمیت دارد،

صحبت کردن ترجیح دارد.

انتخاب دیگر مدیران، حول این محور است که آیا با کارمند یا گروه ارتباط کاملی برقرار می شود؟ ارتباط نفر به نفر این امکان را به مدیران می دهد که ، جریان اطلاعات را کنترل کرده و آن را هدایت کنند. در ایجاد ارتباط با جمع کارکنان یک بخش، مدیران باید آنها را به مشارکت و توسعه مسئولیت دعوت کرده و کمک کنند که روحیه جمعی تقویت شود.این امر مستلزم آن است که مدیر چیزی بیشتر از یک تسهیل کننده کار باشد و به گروه کمک کند تا مشکلات را کشف کرده و به سمت اهداف مورد نظر در جهت حل مشکلات حرکت کند.

 

ارتباط نفر به نفر چگونه ممکن است مؤثر و سودمند واقع شود؟

ارتباط با هر یک از کارکنان، به خصوصیات منحصر به فرد آنان بستگی دارد و برای تمامی آنان نمی توان از روشی یکسان استفاده کرد. اهمیت این مطلب، زمانی که روابط شما با کارکنان توسعه می یابد، بیشتر آشکار خواهد شد. افراد دوست دارند تفاوت هایشان شناخته شده و متناسب با خودشان با آنان رفتار شود. سرپرستان باید با توجه به این مهم، از بین روشهای گوناگون نوشتاری و گفتاری، روش مناسبی را برای برقراری ارتباط برگزینند.

 

 

 

ارتباطات گفتاری

در روش ارتباط گفتاری، شخصی که مورد خطاب قرار میگیرد به سرعت از پیام ارسال شده آگاه میشود و سرعت، لحن صدا، حالت، حرکت بدن و خطوط چهره به طور جدی واکنش های افراد را تحت تاثیر قرار می دهند.

1.صحبت های غیر رسمی :

این گونه صحبتها، اساسی ترین شیوه های برقراری ارتباط هستند. همچنین برای ارتباطات روزانه، راهنمایی ها، تبادل اطلاعات، مرور پیشرفت کار و جلسات انضباطی و حفظ روابط شخصی مناسب هستند. حتی اگر صحبتها خیلی خلاصه باشد، باز هم مطمئن باشید که این گونه ارتباط، امکان تبادل دو طرفه را فراهم می آورد. همچنین، وقتی مسائل عاطفی مطرح باشند، ارتباط چهره به چهره بر نوشتن یا تلفن کردن ترجیح دارد.

2.قرار ملاقات :

قرار ملاقات برای ارزیابی منظم و مرور و بررسی جلسات کار، مناسب است. جلساتی که زمینه ساز چنین ملاقاتهایی هستند، با ارائه اطلاعات کافی و کاهش حرفهای اضافی، مفید و مؤثر خواهند بود.بسیاری از مدیران برای پروژه های گسترده یا به خاطر برخی کارکنان (به ویژه افراد جدیدی که دارای مشکل بوده و یا آنهایی که زیاد مسافرت می کنند) ملاقاتهایی دائمی به صورت روزانه (بسیارمنحصر)، هفتگی(طولانی تر) و یا ماهیانه (بسیار گسترده) برگزار می کنند.

3.ارتباط تلفنی :

ارتباط تلفنی برای کنترل های فوری، انتقال و یا اخذ اطلاعات، تذکر یا اطلاع رسانی به کار می رود. در هر صورت، شخصیت تلفنی شما در بعضی مواقع واقعیت (چهره به چهره) شما را نفی می کند. بنابراین، باید طنین صدای خود را به هنگام گفت و گوی تلفنی کنترل کنید. همچنین، از آنجا که در برخی موارد، گفت و گوهای معمول تلفنی از اعتبار کافی برخوردار نیستند، گاهی باید یادداشتهایی در تایید پیام خود ارسال کنید.

 

 

ارتباطات نوشتاری

تمامی پیغامهای رسمی، اداری و یا طولانی که به تعداد زیادی از کارکنان مربوط شوند، باید به صورت نوشتاری تهیه می شوند. از ارتباط نوشتاری، می توان برای اصلاح ارتباط نوشتاری گذشته نیز استفاده کرد. ارتباط گفتاری خطر فراموشی پیام را در پی دارد، گاهی نادرست فهمیده و یا به خاطر آورده می شود و به همه کارکنان منتقل نمی شود.

1. یادداشتهای درون سازمانی :

برای ثبت غیر رسمی سؤالات یا پاسخ ها به کار می آیند. این یادداشتها هنگامی که قرار است چندین نفر پیامی طولانی را دریافت کنند، می توانند مفید واقع شوند. یادداشتها، راه ساده ای برای اطلاع رسانی به بالادستان هستند تا در هنگام استراحت آنها را مطالعه کنند. از یادداشتها نباید بیش از اندازه استفاده شود، زیرا تاثیر خود را از دست داده و مورد بی توجهی قرار خواهند گرفت.

2. نامه ها :

معمولاً به افراد نوشته می شوند، بیشتر از یادداشت رسمیت دارند و برای اطلاعیه های اداری، ثبت بیانیه های رسمی، ارتباطات طولانی و حتی ارتباط با مخاطبی که در دسترس است، مفید هستند. نامه ها غالباً حاوی تفکرات و عقاید موجود برای تصمیمات آتی و بوده و به عنوان بخشی از بررسی مداوم مشکلات، ارزشمند هستند.

3. گزارش ها :

بیشتر از نامه ها جنبه عمومی و رسمی دارند. از گزارشها برای انتقال اطلاعات، تحلیل ها و پیشنهاد به سرپرستان و همکاران استفاده می شوند. گزارش اگر براساس مستندات و یا نتایج و مطالعات، تحقیقات دقیق تهیه شود، اثر بخش تر خواهد بود. گزارش باید با دقت ویژه ای، حقایق عینی را از حدسیات خیالی و کلی گویی ها تفکیک کند.

 

 

 

برای برقراری ارتباطات مؤثرتر با گروههای کارکنان، چه می توانید بکنید؟

جهت ارسال پیام های کوتاه و هدفمند به آن دسته از کارکنان که از لحاظ سن، جنسیت و کار، با یکدیگر مشابه هستند، می توان از روشی استفاده کرد که این روش برای پرهیز از ورود انبوهی نامه، یادداشت و اعلامیه های مفید است که تنها برای تعداد کمی از دریافت کنندگان آنها، جذابیت دارند. در ذیل فرم های ارتباطی متفاوت و متناسبی برای آشنایی شما خلاصه شده است :

ارتباط گفتاری :

برقراری ارتباط گفتاری مؤثر با گروهها، نیازمند مهارتهایی ویژه است. هر چند که مهارت های مفید در یک جلسه، ممکن است برای جلسه ای دیگر کافی نباشند. توانایی شما برای هدایت جلسه ای که کارکنان شما در آن حضور یافته اند به این معنی نیست که جلسه ای که توسط رئیس شما اداره می شود نیز دارای همان توانایی باشید. احتمال دارد برای برخی اختلافات شرکت کنندگان یک جلسه، مهارت زیادی از خود نشان دهید، اما هنگامی که از نظر عاطفی درگیر موضوع مورد بحث هستید، برخورد واقع بینانه بسیار مشکل تر خواهد بود.

1. گردهمایی غیر رسمی کارکنان :

این نوع گردهمایی ها فرصتی مناسب برای رد و بدل شدن اطلاعات مفید و مورد علاقه عموم و تحقق یکپارچگی گروه است. آنها در رویارویی چهره به چهره با یکدیگر، فرصت خوبی برای هماهنگی، فعالیت و درک متقابل خواهند داشت. اجتماع غیر رسمی کارکنان به صورت مداوم در مواقع مورد نیاز، در ابتدا یا انتهای هر روز، یا هنگام صرف ناهار یا نوشیدن چای، به صورت بسیار کوتاه برگزار می شود.

2. جلسات برنامه ریزی شده :

نوعی فعالیت تقریباً رسمی تلقی می شود. اشتباه رایج در این گونه جلسات این است که دستور جلسه را بدون هماهنگی با شرکت کنندگان تعیین کنیم. اکثر شرکت کنندگان از اینکه در آماده کردن گزارشها، پیشنهادها و اطلاعات مورد نیاز، مشارکت داده شده و مورد سؤال قرار گیرند، لذت می برند. به هر حال، یک جلسه برنامه ریزی شده اگر به درستی جهت داده شود، فوق العاده مفید خواهد بود. در غیر این صورت، باعث هدر رفتن وقت، ایجاد خصومت و دلسردی شرکت کنندگان در آینده، خواهد گردید.

3. گردهمایی گروهی :

این نوع جمع شدن در مورد گروه کثیری از کارکنان یا مدیران که به خاطر موضوع هایی مانند تولید محصولی جدید، اخذ تصمیم های اضطراری در مواقع بحرانی، معرفی کارکنان کلیدی و یا سیاست های جدید صورت می گیرند، به دلیل بهره گیری از موقعیت های ویژه بسیار ارزشمند هستند، اما به واسطه احساسات تند و سؤالات خصمانه ای که ممکن است مطرح شوند، به ریاست شخصی با تجربه، ماهر، صبور و پر قدرت نیاز دارند.

 

ارتباط دیداری

برقراری ارتباط نوشتاری با فرد یا گروهی از کارکنان، عموماً یک تاثیر غیر قابل پیش بینی در بر دارد. ارتباطی نوشتاری که طرحی دقیق دارد، می تواند تاثیر ویژه ای داشته باشد.

1. اطلاعیه های تابلوی اعلانات :

برای اعلام پیام های طولانی و رسمی در مورد خط مشی های جدید، مناسب هستند. این اطلاعیه ها اگر با تصویر همراه باشند، در محلی نصب شوند که توجه افراد پیوسته به آنها معطوف شود، حاوی موضوعات مورد علاقه کارکنان باشند و به موقع تعویض شوند، بسیار مؤثر خواهند بود.

اکثر اطلاعیه های تابلوی اعلانات باید همراه با دیگر فرم های نوشتاری باشند. در غیر این صورت، اطمینانی وجود ندارد که توسط همه کارکنان دیده یا خوانده شوند.

 

 

 

2. پوستر، نمایش و نمایشگاه :

این ابزارها می توانند به جلب توجه کارکنان از راه دیدن، کمک کنند. تهیه یا برگزاری آنها معمولاً پر هزینه بوده و به فضای مناسبی که به درستی آماده شده باشد، نیاز دارند. عمومی ترین موضوعات آنها، معرفی محصولات جدید، پیشرفت کیفی محصولات یا خدمات، است.

3. وسایل سمعی و بصری :

فیلم، اسلاید، CD، نوار ویدئو، نوار صوتی و دیگر وسایل بصری، دارای ارزشهای بالقوه زیادی هستند و می توانند به صورتی مؤثر مورد استفاده قرار گیرند. بسیاری از این وسایل همچون فیلم، نیازمند معرفی همه جانبه و پیگیری دقیق مطالب هستند. البته استفاده از تمامی وسایل سمعی و بصری باید با آمادگی کافی، طرح و برنامه و مهارت های اجرایی توام باشد.

کدام یک از روش های ارتباطی بهتر از بقیه است؟

هر موقعیتی، به روشی متناسب، نیاز داشته و یا ترکیبی از چند روش را می طلبد. برخی از مشکلات نیازمند واکنشی فوری هستند (صحبت غیر رسمی، تلفنی یا یادداشت دستی) . بعضی کارکنان، تنها هنگامی چیزی را قبول دارند که روی کاغذ ثبت شده باشد. بنابراین ارتباط چهره به چهره با آنها باعث تلف شدن وقت است. اگر همان پیام قرار است به تعداد زیادی منتقل شود، یک یادداشت یا نشست جمعی بهترین شیوه است. در چنین حالتی، موفق ترین ارتباط توسط سرپرستان وقتی انجام می شود که :

1- شرایطی را که با آن روبرو می شوند به سرعت تجزیه و تحلیل کنند.

2- بسیاری از راههای حصول ایده ها، آموزشها و احساسات خود را می شناسند و به کار می برند.

آیا یک مدیر باید از شایعات، به عنوان یک وسیله ارتباطی بهره بگیرد؟

به شایعات توجه کنید، چرا که آنها خود شیوه ای برای اطلاع از جریان امور هستند، اما به عنوان اطلاعات درست به آنها اعتماد نکنید و نگذارید اطلاعاتی از این دست وارد گروههای کاری شود، زیرا کارکنان، دیگر حتی به روشهای ارتباط رسمی شما نیز اعتماد نخواهند کرد.

شایعات، در مواقع : نبود ارتباط خوب با کارکنان، هنگامی که تفاهمی در مورد مقررات داخلی وجود ندارد، وقتی که موقعیتی برای پیشرفت نیست و یا زمانی که کارکنان بازخوردی از نتایج کارشان دریافت نمی کنند، بیشتر رواج پیدا می کنند. اگر در مورد آنچه که مورد علاقه کارکنان است یا آنها را آزار می دهد سریعاً مطالبی بیان نکنید، شایعات به سرعت رشد می کنند. در هر صورت، عمده ترین بخش شایعات، بر مبنای خبرهای ناقص، جهت گیری ها و دروغ های آشکار استوار بوده و تحقیقات نشان می دهند که حتی اگر کارکنان اطلاعات زیادی از طریق شایعه کسب کرده و از آن لذت برده باشند، اکثراً ترجیح می دهند حقایق را از سوی سرپرستان بشنوند. شما می توانید به محض بروز شایعات با آنها مقابله کنید و به این ترتیب از بسیاری از نگرانی های کارکنان جلوگیری کرده و جوی امیدوار کننده به وجود آورید و به کارکنان خود نشان دهید که از حقایق استقبال می کنید.

 

ارتباطات غیر کلامی

چه نوع ارتباطاتی مؤثرتر از صحبت کردن هستند؟

پیام هایی که از طریق اعمال شما انتقال می یابند.رفتارها و اعمال غیر کلامی، مهارت های مهم و حیاتی ارتباطی هستند. گفتن و نوشتن، متداول ترین روش های ارتباطی هستند، اما صرف نظر از آنچه شما می گویید، کارکنان بیش از هر چیز تحت تاثیر اعمال شما قرار می گیرند. آنچه انجام می دهید و آنگونه که با آنها رفتار می کنید، مقاصد حقیقی شما را اثبات می کنند. یک چشمک زدن ساده به کارمندی که نیازمند کمک است، شاهدی واقعی است بر اینکه حضور او در تیم تا چه اندازه برای شما ارزشمند است.حتی در کارهای ساده تر مثل آموزش کسی که کار جدیدی به او واگذار شده است، نحوه نشان دادن (نمایش) شما گویای علاقه شما به اوست حتی اگر کلمه ای رد و بدل نشود. به همین ترتیب، به جای تقاضا از یک کارمند برای آمدن به دفترتان، رفتن به اطاق او برای گفتگو با وی، تصویری حمایتی از کمک به پروژه را در بر دارد. بهترین ارتباطات، ترکیبی از ارتباطات گفتاری و نوشتاری توام با اعمال هماهنگ است.

 

 

 ((زبان اندام)) چه مفهومی دارد؟

حرکات غیر کلامی بدن یا حرکات چهره که نیات واقعی ما را به دیگران انتقال می دهند، به عنوان زبان اندام تلقی می شوند. آنها علایمی مانند اخم کردن، بالا انداختن شانه و یا حرکتی با دست هستند که متاسفانه گاهی سوء تعبیر هم می شوند. مثلاً :

·        تکان دادن مداوم سر (بالا و پایین) نشان دهنده موافقت با گوینده است.

·        تکان دادن سر (چپ و راست) نشانه عدم موافقت است.

·        ضربه زدن با انگشتان دست یا ضربه ملایم با پا، یا نگاه کردن به ساعت به این معنی است که : ((عجله کن طاقتم تمام شد یا اینکه وقت ندارم)).

·        بالا بردن ابرو ممکن است علامت تردید، تعجب و دودلی باشد.

·        گرد کردن چشمها غالباً به معنی ناباوری است.

·        جمع کردن لبها توام با اخم، نشان دهنده نارضایتی یا حتی نفرت

است. بسیاری از حرکات بدن، مثل موارد بالا غیر ارادی و عمیقاً ریشه دارند و تغییر آنها برای شما دشوار است، اما سعی کنید بسنجید آیا مردم ابتدا به کلمات شما واکنش نشان می دهند یا به زبان غیر کلامی شما؟ به علائم غیر کلامی دیگران دقت کنید، چرا که می توانند سرنخ هایی در مورد تفکر آنها به شما بدهند.

 

خط مشی های رفتار با کارمندان تک رو

مدیران می‌توانند برنامه‌های وسیعی را برای مهار کردن قدرت و انرژی کارمند تک‌رو بکار گیرند. خط مشی مدیر، خوبی، بدی و یا زشتی اعمال و رفتار کارمند تک‌رو را تعیین می‌کند. در زیر بعضی از خط‌مشی‌ها آمده است:

    * اخطارهای خود را رک و صریح اعلام کنید: ممکن نیست شما بتوانید کارمند تک‌رو را در یک وضعیت معین قرار دهید، ولی می‌توانید او را راهنمایی کنید. رمز آن در این است که دیدگاه شما در باره چگونگی سهیم کردن او در تشکیلات سازمان روشن شود و تشخیص دهید که همکاری وی ممکن است با دیگر کارمندان متفاوت باشد. کارمند تک‌رو نیازمند است که بداند شما از او چه انتظاراتی دارید و چه چیزهایی نیاز دارید.

    * کار کردن برای برقراری ارتباط نه ایجاد قدرت و نفوذ: قدرت و مقام اداری شما ممکن نیست اثرات زیادی برکارمند تک‌رو داشته باشد. انتظار نداشته باشید که او به خواسته‌های شما به سادگی و به خاطر این که شما رئیس او هستید، تن دهد. اما چه چیزهایی در توسعه ارتباط شما با این قبیل کارمندان و دو طرفه کردن ارتباط مؤثر خواهد بود؟ گفت و شنود دو طرفه ابزار شماست. نخست باید به آنچه کارمند تک‌رو می‌گوید با میل و رضایت گوش داد. این بدان معنی است که سؤالات زیادی رد و بدل شود. همچنین بدین معنی است که نشان دهید همکاری‌هایش را گرامی می‌دارید.

    * نصیحت و انتقاد: کارمندان تک‌رو معمولاً قصد ندارند که چالش‌انگیز باشند. ولی آنها این‌طور ظاهر می‌شوند، زیرا آنها به سادگی در باره این که چه‌طور ممکن است نسبت به پیرامونشان موثر باشند فکر نمی‌کنند. به همین دلیل، مهم است که مورد انتقاد و نصیحت قرار گیرند، تا در مورد آنچه که انجام می‌دهند، دقت کنند. چنانچه حضور کارمند تک‌رو در یک جلسه زیان‌بخش است، باید به او تذکر داده شود. بهترین راه برای نصیحت و انتقاد از یک کارمند تک‌رو این است که در مورد ارزش‌ها و اصول اساسی سازمان با او صحبت کنید و سپس به سمت هدف مشخصی حرکت کنید. نصیحت فقط در مورد رفتار منفی نمی‌باشد و مدیر نیاز دارد به کارمند تک‌رو اجازه دهد تا بداند همکاری‌های خارق‌العاده او قابل قدردانی و ارزشمند است. چنانچه شما قصد دارید همکاری مثبت کارمند تک‌رو را حفظ نمایید، ضروری است که به او اجازه دهید تا نسبت به مشکلات رفتاری خود آگاه شود.

    * ارتباط دوستانه با انسان بدخو: اگر کارمند تک‌روی شما بدخو، بی‌تجربه و زیان‌بخش است و خیلی لایق و شایسته نیست، شما مشکل برجسته‌ای دارید. مشکل این است که این شخص خود را مجاز بداند که بدون اعتنا به مافوق و داشتن همکاری مثبت کار خود را پیش ببرد و به همین دلیل تمام سازمان می‌تواند مسموم باشد. موقعیت‌هایی وجود خواهد داشت که بهترین مسیر برای فعالیت است و کسانی که در این مسیر حرکت می‌کنند تشویق می‌شوند، مخصوصاً اگر آنها دائماً افرادی نفاق‌افکن باشند.

    * پشتیبانی و حمایت: به خاطر داشته باشید که کارمند تک‌رو میل به وابستگی گروهی ندارد و بنابر این از حمایت بسیاری از گروه‌ها برخوردار نیست. او به عقاید و توانایی خودش بیشتر از حمایت‌های گروهی اعتماد دارد. چنانچه شما از همکاری‌های کارمند تک‌روی خود قدردانی کنید، شما نیاز خواهید داشت که این همکاری‌ها را به بیشتر کارمندهای مورد قبول، به خصوص در مشاغل و اجتماعات گروهی خاطرنشان کنید و نشان دهید که برای عقاید و خلاقیت او ارزش قائل هستید، حتی اگر روش او را دوست نداشته باشید.

    * آزمون محدودیت‌ها: کارمند تک‌رویی که در حال پیشرفت است نیاز دارد که به او یادآور شود اهداف سازمانی وجود دارند که خیلی مهم هستند. کمک به کارمند تک‌رو، او را بر روی این اهداف متمرکز می‌کند. دقت کنید بدون توجه به اصول و عقایدی که ممکن است یک کارمند تک‌رو داشته باشد، با او به‌طور مستبدانه برخورد نکنید. کارمند تک‌رو می‌تواند در امور مربوط به سازمان همکاری مثبت یا منفی داشته باشد و می‌تواند برای هر مدیر نعمت و یا مصیبت باشد. در بسیاری از تصمیماتی که شما خواهید گرفت این مسأله وجود دارد که سازمان و مدیر چه‌طور تغییر جهت‌های کارمند تک‌رو را تحمل می‌کنند. چنانچه شما بتوانید انرژی کارمند تک‌رو را مهار کنید و نیروی او را تسلیم خود نمایید، او می‌تواند نقش مهمی را در کمک به سازمان ایفا کند و کم‌تحرکی و رکود را دور بیاندازد و به سمت تغییر خود حرکت کند.

 

شنیدن تا چه اندازه مهم است؟

شنیدن که حداقل یک سوم از ارتباطات شما را شامل می شود، جریانی فعال است که ارتباط چشمی را نیز طلب می کند. گوش کردن گاهاً استفاده از تایید زبانی، مهارتی است که به طور پیوسته باید تمرین شود تا رضایت گوینده و شنونده را به طور همزمان فراهم آورد.

 

7 مرحله برای کنار آمدن با افراد مشکل سازبسیاری از افراد در محیط کار شما هستند که کنار آمدن با آنها مشکل است. آنها بخشی از کار خود را به دوش شما می اندازند وبرای شما مشکلاتی را فراهم می کنند به راستی برخورد درست با این افراد چیست؟

همسایه شمابا سرو صدای زیاد برای شما مزاحمت ایجاد می کند و نیمه شب شما را بیدار می کند به راستی شما چگونه باید با آنها رفتار کنید؟ این مشکلات قسمتی از زندگی هر شخصی است.

ما در محیط کار در زندگی تنها نیستیم و با انسانها در ارتباطیم. ارتباط ما با همکاران، فرزندان، همسر، دوستان، پدر و مادر باید بر پایه درستی استوار باشد. اگر شما مشکلاتتان را با دیگران حل نکنید این مشکلات روز به روز حادتر می شود. به عنوان یک کارمند ممکن است اخراج شوید. به عنوان یک کارفرما ممکن است کارمندان خوب خود را از دست بدهید و به عنوان یک همسر ممکن است ازدواج شما دچار بحران شود. راه حلی که اکثر افراد در مقابل مشکلاتشان با انسانها به آن تن در می دهند تحمل کردن است ولی از آنجایی که هر فرد یک ظرفیت تحمل دارد بعد از مدتی مشکلات بیشتر می شود وشما دچار استرس و اضطراب ناشی از این فشارهای روانی می شوید راه حل درست مواجه نشدن با مشکل و فرار از آن نیست بلکه راه حل درست، روبرویی صحیح با مشکلات است. وقتی با مشکلات مواجه می شوید و آنها را حل می کنید احساس شگفت انگیزی خواهید داشت چرا که از عهده حل مشکلات بر آمده اید و بر ترس خود غلبه کرده اید. البته مواجهه با افراد و مشکلات نیاز به برنامه ریزی دارد و شما باید خود را برای این مسئله از قبل آماده سازید. در ادامه 7 مرحله که شما باید در رفتار با افرادی که برای شما مشکلاتی ایجاد می کنند انجام دهید آورده شده است :

1-تصمیم بگیرید که مشکلاتتان را با آن فرد خودتان به طور مستقیم و بدون دخالت دادن دیگری حل کنید.

2-قبل از روبرو شدن با آن فرد مشکل را به صورت دقیق بنویسید و هدف خود را نیز برای حل آن مشکل و رویارویی با آن فرد مشخص کنید.

3-نکات و دلایل مورد نیاز برای اثبات حرفتان را یادداشت نمائید. واقعیت ها و دلایل و شواهدی هست که ممکن است نیاز باشد شما برای آن فرد مطرح کنید قبل از شروع صحبت این مسائل را برای خود روشن سازید.

4-واکنشها و مخالفتهایی را که انتظار می رود آن فرد در مقابل شما اعمال نماید، یادداشت کنید:

یعنی تمام نگرانیهایتان را از نصیحت با آن فرد و یا حتی واکنشهایی که او ممکن است در طول صحبت داشته باشد را بنویسید تا این نگرانی ها در شما کم رنگ تر شود.

5-یادداشتهای خود را سازماندهی کنید و دلایلی کافی به آن اضافه کنید.

6-مکان صحبت را در جایی در نظر بگیرید که کسی مزاحم شما نشود و در فضایی که کاملا بتوانید خودرا کنترل کنید.

7-صحبت خود را با آن فرد آغاز کنید. در ابتدا مستقیما به چشمان آن فرد نگاه کنید، مشکل اصلی را که شما در صدد حل آن هستید را برای او کاملا شرح دهید، به صحبتهای او به طور کامل گوش کنید و مطمئن شوید که منظور شما را خوب فهمیده است، روی نکات اساسی مورد نظرتان تاکید کنید، اگر او در مقابل شما واکنشهایی نشان داد راه حلهایی را که قبلا در مورد واکنشهای او در نظر گرفته اید اعمال کنید، صحبتهای خود را ادامه دهید و به صحبتهای او به طور کامل گوش کنید، تسلیم نشوید آنقدر مکالمه را ادامه دهید و در جهت درست آن را رهبری کنید تا به اهداف از پیش تعیین شده خود برسید. هر چقدر بیشتر بتوانید افراد مشکل ساز را آرام کنید در این کار ماهر تر می شوید و زمان لازم برای مکالمه شما با آنها کاهش می یابد. زمانی که در رام کردن افراد مهارت پیدا کنید افراد احترام بیشتری برای شما قائل می شوند و شما را شجاع و با صداقت خواهند دانست وبه این ترتیب دوستان شما بیشتر می شوند، دشمنان شما با شما دوست می شوند و همکاران و کارمندان شما فعال تر خواهند شد.

این را بدانید که افراد شجاع با کنترل ترسهایشان به اهداف خود می رسند و کنترل امور را به دست می گیرند.

 

شیوه های  ارتباط با کارکنان

1-      یک ویژگی مورد علاقه خود را در وجود هر یک از کارکنان بیابید.

2-      با کارکنان خود روابط غیر رسمی داشته باشید

3-      سعی کنید پیاپی به کارکنان درکی روشن از چگونگی انجام صحیح کار بدهید

4-      کارکنان ذینفع را در هدف گذاری مشارکت دهید

5-      به محل کارشان بروید و آنها را پشت میزشان ملاقات کنید

6-      عقاید آنها را بپرسید و به حرفهای آنها گوش دهید.سعی کنید نقطه نظراتشان را خوب درک کنید.

7-      امکان دسترسی به اطلاعات غیر محرمانه را برای آنها فراهم نمایید و از اطلاعات دریافتی و نتایج آن در موضوع های مختلف جویا شوید.

8-      رویدادها و شرایطی را که باعث تضعیف روحیه می شوند با تاکید بر نکات مثبت و استفاده از این تجربه به عنوان یک فرصت یادگیری برای کارکنان جبران کنید.

9-      80 درصد زمان شونده باشید و تنها 20 درصد به صحبت کردن بپردازید

10-   درباره اخبار غیر رسمی و شایعاتی که آنها شنیده اند بپرسید و آنها را هدایت کنید.

11-   در چالشها با آنها همراه باشید وهر فرصتی را برای درک بهتر شرایط شغلی آنها از دست ندهید.

12-   پس از ملاقات با مدیریت اطلاعاتی به کارکنان بدهید.

13-   از آنها بپرسید : آیا چشم انداز، ماموریت و اهداف را واضح ارائه کرده ام؟

14-   از آنها بپرسید : چه کاری برای کمک در انجام وظیفه تان می توانم انجام دهم و آیا عملکرد فعلی من با شما هم جهت است، مانعی در برابر کارتان وجود ندارد؟

15-   با افرادی که شما با آنها راحت نیستند سعی کنید یک پل ارتباطی برقرار سازید.

16-   هر چندوقت یکبار ناهار را با کارکنان صرف نمایید و از این موقعیت به عنوان فرصتی برای ایجاد صمیمیت و اعتماد استفاده کنید.

17-   هر ماه روی شیوه هایی برای اجرای ((مدیریت مبتنی بر قدم زدن در محیط کار و گوش کردن به کارکنان)) هدف گذاری نمایید.

18-   فعالانه زمینه صحبت را با همه کارکنانی که هر روز می بینید ایجاد کنید.

19-   از آنها بپرسید چه چیزهایی مشتریان ما را راضی و یا ناراضی می کند.

20-   در جمع دیگر همکاران، آنها را تشویق کنید، ولی تذکرات را خصوصی به آنها بگویند.

 

نتیجه

گاهی شفاف بودن ارتباطات، اختلاف عقاید را تشدید می‌کند و نیز هر چقدر ارتباط عمیق باشد، نمی‌تواند باورها و ارزش‌های موردنظر افراد را تغییر دهد. همچنین مشاهده شد که نمی‌توان افرادی را که با دیدگاه‌های مدیر مخالف هستند، اغوا کرد. به طوری که در تحقیقات یاد شده بیشترین تعداد افراد، در مقابل دیدگاه‌ها و اهداف مدیر، بی‌تفاوت بودند. کارگزاران روابط‌عمومی باید بیشتر به این افراد توجه کنند زیرا بیشتر برنامه‌های درسی روابط‌عمومی با الگوهای اطلاع‌رسانی و دوسویه ناهمسنگ همخوانی دارد. در حالی که در الگوی دوسویه همسنگ می‌توان از کارگزاران روابط‌عمومی در پست‌های مدیریتی استفاده کرد اما هنوز اختلاف زیادی بر سر این موضوع وجود دارد. با توجه به تغییرات مستمر در سازمان‌ها و این که مدیران جدید نیاز به تدوین دستور کار (برنامه‌های) سازمانی دارند، بنابراین باید کارگزاران،‌ آمادگی لازم را برای همکاری در این فرآیند کسب کنند. باید به دانشجویان رشته روابط‌عمومی نیز علاوه بر مهارت‌های معمول، آموخته شود که ارتباطات میان فردی داشته،‌ به نظرات مخالف اهمیت داده و توانایی‌های خود را بشناسند. با آماده کردن کارگزاران آینده روابط‌عمومی، برای به کارگیری الگوی دوسویه همسنگ، می‌توان جایگاه روابط‌عمومی را به بالاترین رده‌های سازمانی ارتقا داد.

در پایان، خالی از لطف نمی بینم که دو اصل از اصول چهارده گانه دمینگ صاحبنظر بر حبه مدیریت را یادآوری کنم:

•         موانع موجود بین کارکنان را از بین ببرید.

•         از شعار دادن، موعظه کردن و هدفگذاری بر روی کارکنان پرهیز کنید.

یعنی، توسعه ارتباط بین کارکنان و باز کردن فضاء ظهور و بروز آنان.